QUY TRÌNH CÁC BƯỚC TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIỆU QUẢ

Tổ chức sự kiện là một trong những phương thức truyền thông hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong những năm gần đây. Nhờ tính hiệu quả mà chiến dịch mang lại đã giúp thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng mục tiêu. Để tổ chức sự kiện hiệu quả và thành công là điều không phải dễ dàng. Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện cơ bản mà bạn cần phải nắm rõ trước khi có ý định tổ chức sự kiện. Tránh xảy ra những sơ xuất không đáng có và mang lại ấn tượng sâu sắc khó quên với người tham gia. 
Một sự kiện được tổ chức đều mang một mục đích và ý nghĩa riêng. Tùy thuộc vào doanh nghiệp, tính chất loại hình dịch vụ hay sản phẩm doanh nghiệp khác nhau. Mà quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả sẽ khác nhau. Tuy nhiên, dù thực hiện theo quy trình nào thì mọi sự kiện đều cần phải thực hiện qua những bước cơ bản dưới đây:

 

Đây là bước cực kỳ quan trọng đối với những đơn vị chuyên nhận tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì chỉ khi hiểu rõ mục tiêu và hình ảnh của công ty mình tổ chức bạn mới làm đúng và hài lòng yêu cầu của doanh nghiệp đó. Cụ thể, bạn phải nắm rõ các tiêu chí sau: mục đích thực hiện, thời gian, số lượng khách mời tham gia, đối tượng tham dự, …. Từ đó xác định kế hoạch cho từng công việc cụ thể.
 

Có thể nói, lên ý tưởng nội dung cho sự kiện được xem là linh hồn của Event đó vì thế nó cực kỳ quan trọng. Cho nên, để có được ý tưởng và chủ đề hay cho sự kiện. Bạn cần phải có sự hiểu biết nhất định về các đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng và mục tiêu truyền thông của sự kiện.
 

Sau khi lên ý tưởng, bước tiếp theo là lên nội dung chi tiết cho sự kiện. Dựa trên những mục tiêu mà sự kiện doanh nghiệp muốn hướng tới. Việc lên kế hoạch sẽ giúp bạn biết được những phần việc và mốc thời gian thực hiện từng đầu việc cụ thể trong suốt quá trình thực hiện sự kiện.
 

Sau khi đã có trong tay bản kế hoạch cùng với các thiết kế và dự toán ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Thì điều tiếp theo là bạn phải thuyết trình trước các nhà đầu tư về dự án của bạn. Mục đích của bước này là, giúp người nghe hình dung trình thực hiện sẽ như thế nào? Về quy trình và mức độ khả thi ra sao. Từ đó có những đóng góp, sửa đổi và điều chỉnh kịp thời.
 

Để triển chiến dịch, thì trước tiên bạn phải có đội ngũ nguồn nhân sự chuyên nghiệp và nhiệt huyết. Nếu nguồn nhân lực không đủ, bạn có thể thuê các đơn vị ngoài để hỗ trợ.

Là một công ty chuyên tổ chức sự kiện. Bạn cần phải một có quy trình quản lý riêng và có nhân sự được phân công phụ trách từng phần việc dựa theo kế hoạch và chuyên môn của mỗi người:  Bộ phận Phụ trách khách hàng, bộ phận Thiết kế, Bộ phận Ý tưởng, Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Tài chính, Bộ phận truyền thông đối ngoại,…
 

Bản kế hoạch được cho là thước đo đánh giá chất lịch của dịch vụ mang lại. Ở bước này bạn cần phải chỉ rõ ra được những gì đã làm được và chưa làm được. Đo lường được hiệu quả chương trình như bao nhiêu người tham dự, phản hồi của khách hàng ra sao,… Quyết toán chi phí tổ chức và các hạng mục phát sinh thêm bớt cũng như tính toán thù lao và thưởng phạt cho các nhân sự trong suốt chương trình.
Trên đây là 6 bước cơ bản nhất để thực hiện một sự kiện. Tuy nhiên tùy vào tính chất và mục đích của từng sự kiện cụ thể mà các bước có thể nhiều hoặc ít hơn. Hơn nữa trong mỗi bước lại có nhiều phần việc nhỏ.

--------------⭐️⭐️⭐️--------------